1000°Hinweisgebersystem

Das 1000°Hinweisgebersystem bündelt eingehende Hinweise aus verschiedenen Eingangskanälen, erzeugt daraus digitale Akten und startet einen zugehörigen Bearbeitungsvorgang. Dem Compliance-Verantwortlichen gibt das System jederzeit Auskunft über den aktuellen Sachstand einer Akte.

Das 1000°Hinweisgebersystem unterstützt den Compliance-Verantwortlichen in den folgenden Abeitsschritten:

• Klassifizierung und Bewertung
  
Zuordnung eines Hinweises nach ihrer inhaltlichen Brisanz und Einführung in den definierten Nachfolgeprozess.
• Bearbeitung des Hinweises
  
Prüfung von inhaltlichen Themen zu den Meldungen und die Einhaltung von zeitlichen Vorgaben. Bei Bedarf: Hinzuziehen weiterer Fachspezialisten.
• Konsolidierung & Kommunikation von Ergebnissen
  
Zusammenfassung von Ergebnissen zu einzelnen Meldungen und Kommunikation (nach vorangegangener Abstimmung).
• Schließen & Anonymisieren
  
Entfernung personenbezogener Daten aus den Hinweisen und Abschluss des Vorgangs.

Das 1000°Hinweisgebersystem erfüllt die nachfolgenden Anforderungen:

• Zugänglichkeit und allgemeine Verfügbarkeit des Systems
• Vertrauen der Mitarbeiter in das System durch Wahrung der Anonymität
• Möglichkeit zum anonymem Dialog
• Einhaltung, d.h. die Befolgung von nationalen und internationalen gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzanforderungen
• Fähigkeit zur Beurteilung und Bewertung der Effizienz durch ein integriertes Reporting-System
• Datensicherheit bei Reporting und Nachverfolgung 
• Dokumentation und sichere Aufbewahrung aller Informationen durch die Bildung digitaler Vorgangsakten

Fallmanagement

Besonders kritische Hinweise kann der Compliance-Verantwortliche an ein von ihm beauftragtes Team von Spezialisten zur Bearbeitung weiterleiten. Diesem Team steht eine eigene Vorgangsbearbeitung zur Verfügung, mit der sich auch Vorermittlungen und Maßnahmen und deren Prüfung managen lassen.