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Web-Formular adé – Ergänzen Sie Ihre Verwaltungsleistungen mit einem Chatbot

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Viele Menschen verbinden mit Behördengängen einen hohen zeitlichen und bürokratischen Aufwand. Ämter stellen für nahezu jedes Anliegen Formulare, Anträge und Dokumente zur Verfügung, die teilweise sehr komplex oder nicht eindeutig formuliert sind. Die Vielfalt an Formblättern kann schnell verwirrend sein und den Besuch beim ortsansässigen Amt erschweren. Gleichzeitig sind Sachbearbeiter natürlich bestrebt, die Anliegen zu Zufriedenheit der Bürger zu klären. Aufgrund von verschiedenen Umständen kommt es beim Behördenbesuch häufiger zu längeren Wartezeiten. Einige Verwaltungen bieten ihre Dienste bereits über verschiedene Online-Angebote an. Vielerorts sind die digitalen Tools jedoch noch unzulänglich, enthalten eingeschränkte Funktionen oder sind wenig benutzerfreundlich.

Als Softwarehersteller sind wir bestrebt, Kommunikation mit Hilfe von digitalen Technologien zu erleichtern. Unser Chatbot-System Kiko eignet sich dabei besonders für den Anwendungsfall in größeren Unternehmen oder Behörden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Formulare durch den Einsatz eines Chatbots ganz einfach ersetzen und somit die Usability für Ihre Nutzer erheblich verbessern können.

Individuelle Hilfestellung im Self-Service

Seit neuestem steht den Nutzern unserer Chatbot-Plattform Kiko ein digitales Helpcenter zur Verfügung. Die Service-Website enthält alle nötigen Informationen, um einen Chatbot im Content Management System aufzubauen und individuell zu gestalten. Damit bieten wir unseren Kunden eine schnelle, unkomplizierte Hilfestellung. Das Helpcenter enthält ein ausführliches Handbuch zur Nutzung des Content Management Systems sowie Beschreibungen zur Chatbot-Technologie selbst. Nutzer mit geringeren Anwenderkenntnissen bekommen so einen umfassenden Einblick in die Thematik. Die Service-Website bietet darüber hinaus zahlreiche Tutorials und Anleitungen, um einen Chatbot aufzubauen, zu gestalten und zu veröffentlichen. Mit Hilfe der Beschreibungen können Nutzer ihren Chatbot so ganz einfach selbst editieren und testen.

Im Kiko Helpcenter finden Sie eine detaillierte Anleitung
zur Erstellung eines Chatbots als Ersatz für ein Webformular.

Slot-Filling leicht gemacht: Das Feature für Web-Formulare

Wer kennt es nicht: Beim Ausfüllen eines Online-Formulars verschwinden die sorgsam eingepflegten Daten plötzlich aufgrund eines kleinen Klickfehlers oder nach Bestätigung der Dateneingabe. Die erfragten Informationen sind undeutlich formuliert und man weiß nicht, was eingetragen werden muss. Oder aber lange Drop-Down-Liste erschweren die Suche nach der korrekten Datenangabe. Obwohl Webformulare das Ausfüllen von Anträgen, Dokumenten oder Erklärungen eigentlich erleichtern sollen, stellen sie ihre Nutzer manchmal vor ungeahnte Hürden. Genau an dieser Stelle kann ein Chatbot optimale Abhilfe schaffen und die Kommunikation zwischen Nutzer und Institution schnell und effektiv abwickeln. Die digitale Hilfestellung beim Ausfüllen von Formularen spart Zeit und minimiert Missverständnisse.

Unsere Plattform, über welche sich die Chatbots steuern und editieren lassen, erhält laufend neue Updates und innovative Features. Auf diese Weise wird der Funktionsumfang des Content Management Systems stetig erweitert. Seit Kurzem steht den Nutzern die Slot-Filling-Option zur Verfügung. Durch das Hinzufügen dieser Auswahlfunktion hilft der Chatbot beim Ausfüllen („Slot-Filling“) von Formularen durch Abfrage notwendiger Parameter.

Ein Service-Chatbot verbessert das Nutzererlebnis

In der nebenstehenden Darstellung ist eine Beispiel-Konversation zur Anmeldung einer Hundesteuer zu sehen.
Der Chatbot startet eine Abfrage und der Nutzer kann intuitiv darauf antworteten. Durch die strukturierte Befragung können keine Angaben vergessen werden. Bei Unklarheiten besteht für den Anwender die direkte Möglichkeit, nachzuhaken. Nach der Durchführung leitet der Chatbot die Angaben an den zuständigen Sachbearbeiter weiter. Der Mitarbeiter erhält eine
E-Mail mit einheitlich generalisierten Antworten und kann diese direkt weiter bearbeiten.

Ein Slot-Filling-Chatbot ist eine schnelle und effektive Lösung zur Verarbeitung von Informationen und Daten. Durch ein Online-Angebot dieser Art ersparen sich Bürger den Gang in die Behörde oder das Ausharren in Telefon-Warteschleifen. Durch die Integration eines Chatbots steigern sie nicht nur die Nutzer-Zufriedenheit, sondern vermeiden zusätzlichen bürokratischen Aufwand.

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Unser Chatbot Kiko liefert 24/7 einheitliche, geprüfte und richtige Antworten auf Bürgeranfragen und beschleunigt eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen.